Verpflegungspauschale berechnen

Im Zuge der Vereinfachung der steuerlichen Reisekostenbehandlung sind bei Reisen ab Jahr 2014 nur noch zwei Mindestabwesenheitszeiten relevant - mehr als 8 Stunden und ganztägig. Für An- und Abreisetage gelten die gleichen Pauschalen wie für eine Abwesenheitsdauer zwischen 8 und 24 Stunden.

Kürzung der Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten

Die Verpflegungspauschalen werden gekürzt, wenn dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Mahlzeit gewährt wird. Für Mittag- und Abendessen beträgt der Prozentsatz jeweils 40% und für das Frühstück 20%. Die Kürzungen und die Verpflegungspauschalen lassen sich für einfache Fälle mit dem Spesenrechner online ermitteln. Die Berechnungen erfolgen ohne Gewähr. Weitere Informationen finden Sie im Schreiben des BMF zum Reisekostenrecht. Werden die Dienstreisen mit dem eigenen PKW durchgeführt, finden Sie hier weitere Rechner zu den Kilometerpauschalen bzw. zum Kilometergeld.

Abrechnungsbeispiel

Der Arbeitgeber bucht und zahlt für den Arbeitnehmer ein Hotel für zwei Übernachtungen mit Frühstück sowie ein Abendessen. Die Mahlzeiten sind nicht als geldwerter Vorteil zu versteuern. Folgende Verpflegungspauschalen können als Werbungskosten geltend gemacht werden, soweit diese vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden:
Anreisetag: 14,00 Euro
Zweiter Tag: 28,00 Euro
Abzüglich der Kürzungen für Frühstück (-5,60 Euro) und Abendessen (-11,20 Euro) verbleiben für den Zweiten Tag 11,20 Euro.
Abreisetag: 14,00 Euro
Abzüglich der Kürzung für Frühstück (-5,60 Euro) verbleiben für den Abreisetag 8,40 Euro.
Insgesamt ergibt sich ein Betrag in Höhe von 33,60 Euro.

Um die Verpflegungsaufwendungen für dieses Beispiel online zu berechnen, geben Sie bei "An-/Abreisetage" 2 Tage und bei "24 Stunden" 1 Tag ein. Für die Frühstückskürzungen ist jeweils ein Tag bei "An-/Abreisetage" sowie bei 24 "Stunden" einzugeben. Für die Kürzung des Abendessens ist ebenfalls ein Tag einzugeben.

Auslandspauschalen berechnen

Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Hier finden Sie die BMF-Schreiben zu den:
Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen 2016
Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen 2017
Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen 2018
Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen 2019
Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen 2020
Reisekosten bei Auslandsreisen 2021
Reisekosten bei Auslandsreisen 2023
Reisekosten bei Auslandsreisen 2024

Pauschalen für die Übernachtung

Falls keine Belege für die tatsächlichen Übernachtungskosten in Deutschland vorliegen, können Pauschbeträge für Übernachtungskosten in Höhe von 20 Euro angesetzt werden. Diese sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 und R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR). Sie können demnach nur angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer diese dem Arbeitgeber steuerfrei auszahlt. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR). Dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR). Werden vom Arbeitgeber keine Aufwendungen erstattet oder will ein Selbständiger die Kosten absetzen, so sind also nur die tatsächlichen Kosten steuerlich abzusetzen und nachzuweisen. Für das Ausland gelten andere Übernachtungspauschalen. Der Arbeitgeber kann natürlich auch die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten ersetzen.

Pauschalen vor der Reisekostenreform 2014

Bei Dienstreisen gab es bis einschießlich 2013 eine Staffelung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Bei einer Mindestabwesenheitszeit von 8 Stunden durften bis 2013 in Deutschland 6 Euro und ab 14 Stunden 12 Euro abgezogen werden.Bei einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden konnten als Mehraufwendungen 24 Euro berücksichtigt werden.